Kunnon Ässä Oy:n liikunta- ja hyvinvointipalveluiden tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten käsittelemme asiakkaidemme ja muiden rekisteröityjen henkilötietoja liikunta- ja hyvinvointipalveluiden tarjoamiseksi.

1. Rekisterinpitäjä

Kunnon Ässä Oy

Kuntokeskus Pressi

Koskenväylä 2 B

42300 Jämsänkoski

kunnonassa@gmail.com

050-5960914

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään niiden henkilöiden tietoja, jotka asioivat Kuntokeskus Pressissä tai käyttävät muutoin Kunnon Ässä Oy:n palveluita (kuten hieronta- ja Personal Trainer -palveluita).

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavissa Kunnon Ässä Oy:n liikunta- ja hyvinvointipalveluiden tarjoamiseen liittyvissä tarkoituksissa:

• asiakassuhteen perustaminen ja hoitaminen (esim. sopimusten täyttäminen ja laskutus)
• suoramarkkinointi, asiakastiedottaminen ja asiakaskyselyt
• sidosryhmäyhteistyö
• liiketoiminnan kehittäminen
• kulkuoikeuksien hallinta ja turvallisuuden varmistaminen mm. kameravalvonnalla

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat:

• Sopimuksen täyttäminen (Kunnon Ässä Oy:ltä ostettavien palveluiden tarjoaminen)
• Suostumus (mm. sähköisen suoramarkkinoinnin harjoittaminen)
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (mm. suoramarkkinointi ja muu asiakastiedottaminen, sidosryhmäyhteistyö, liiketoiminnan kehittäminen, kulunvalvonta ja turvallisuuden varmistaminen, kameravalvonta).
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (esim. kirjanpitolaki sekä laki potilaan asemasta ja oikeuksista hierontapalveluiden osalta)

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Toiminnassa saatetaan käsitellä seuraavia tietoryhmiä:

• Nimitiedot
• Yhteystiedot (mm. osoite, sähköposti, puhelinnumero) 
• Henkilötunnus
• Asiakkuuden aloitus- ja päättymispäivämäärät
• Asiakastapahtumat
• Sähköisestä asioinnista kertyvät tiedot, kuten evästeillä kerättävät tiedot
• Ostohistoria, maksutiedot ja laskutushistoria
• Kulkukortin tunniste ja kulkutapahtumat (päivämäärä, kellonaika, sisäänkirjautuminen)
• Kameravalvontatalleet
• Muut asiakkuuteen liittyvät tiedot

5. Tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Kunnon Ässä Oy:n liikunta- ja hyvinvointipalveluiden tarjoamisen ja toiminnan yhteydessä (ml. sähköinen asiointi).

6. Tietojen luovutus ja siirto

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta tai muuta soveltuvaa oikeusperustetta. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa viranomaisille niiden lakisääteisten tiedonsaantioikeuksien perusteella.

Toiminnassa voidaan käyttää ulkoisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja lukuumme (esim. laskutus- ja kulunvalvontajärjestelmät). 

Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. EU:n tai ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.

7. Tietojen säilytysaika

Henkilötietojen säilytysaika riippuu asiakkaan hankkimista palveluista tai siitä, miten rekisteröity asioi muuten Kunnon Ässä Oy:n kanssa. Asiakastiedot säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa sekä tämän jälkeen kirjanpidon ja mahdollisten muiden lakisääteisten velvoitteiden edellyttämän ajan. Rekisterinpitäjä huolehtii toiminnassa siitä, että tietoja ei säilytetä perusteettomasti. 

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietojen käsittelyä koskevat yleistiedot sekä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin, asiakastiedotukseen sekä asiakaskyselyjen tekemiseen.

Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä, mikäli käsittelyn perusteena on oikeutettu etu. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa.

Mikäli rekisterinpitäjä on pyytänyt rekisteröidyltä suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn (esim. sähköisen suoramarkkinoinnin tarkoituksessa), rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa tämä suostumus ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjälle. 

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto).

9. Tietoturva

Henkilötiedot suojataan teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Pääsy tietoihin on rajoitettu vain niille työntekijöille ja alihankkijoille, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. 

10. Tiedot kameravalvonnasta

Kunnon Ässä Oy:n toimitiloissa voidaan käyttää kameravalvontaa turvallisuuden varmistamiseksi ja omaisuuden suojaamiseksi. Käsittely tehdään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perustella, jonka rekisterinpitäjä on arvioinut soveltuvimmaksi oikeusperusteeksi. Muut käsittelyperusteet, kuten suostumus, eivät sovellu rekisterinpitäjän toimitilan kameravalvontaan.

Rekisterinpitäjän etu on oikeutettu, koska kyse on sekä asiakkaiden että työntekijöiden turvallisuuden varmistamisesta. Alalla käytetään yleisesti kameravalvontaa, sillä rekisteröidyt voivat käyttää tiloja myös itsenäisesti. Kyseessä ei ole siis rekisteröityjen näkökulmasta mitenkään poikkeuksellisesta tilanteesta.

Työntekijöiden osalta kameravalvonnan edellytyksiä arvioitaessa on otettava huomioon työelämän tietosuojalaki (759/2004) ja sen 5. luku. Käytännössä työnantaja saa toteuttaa työpaikalla kameravalvontaa vain: (i) työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi; (ii) omaisuuden suojaamiseksi (iii) tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvomiseksi tai (iv) turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi. Nämä perusvaatimukset täyttyvät.

Turvallisuuden valvontaa ja omaisuuden suojaamista ei voida tehokkaasti hoitaa muilla tavoilla, Valvontakameroita on käytännössä mahdotonta korvata esimerkiksi vartijoilla tai lukituksilla.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu syrjäyttää selvästi rekisteröidyn edut ja oikeudet. Kameravalvontaa käytetään turvallisuustarkoituksissa ja valvonta palvelee myös rekisteröityjen etuja ja oikeuksia. Tallenteita säilytetään rajoitetun ajan ja tietoja haetaan vain tilanteissa, joissa tiettyä tapahtumaa joudutaan selvittämään esimerkiksi poliisin pyynnöstä.

Kameravalvonnan tarkoituksena ei ole käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä. Vaikka tallennukseen tulisi mukaan esimerkiksi lapsia, käsittely ei kuitenkaan vaikuta heidän asemaansa negatiivisesti. Toisin sanoen kameravalvonnalla turvataan myös tällaisten haavoittuvien ryhmien etuja ja oikeuksia.

Mikäli kameravalvontaa ei käytettäisi, olisi tällä haitallisia vaikutuksia rekisteröityihin. Esimerkiksi tapahtuneita rikoksia tai uhkaavia tilanteita ei voitaisi välttämättä selvittää luotettavasti. 

Rekisterinpitäjä on toteuttanut asianmukaisia lisätakeita. Tallenteiden säilytysaika on määritelty lyhyeksi ja järjestelmien käyttöoikeudet ovat rajattuja.